Configuració inicial

La configuració inicial del sistema és una mica pesada, ja que haurem d'informar al sistema de totes les assignatures, els horaris, els alumnes...

Creació d'un usuari de faltes
És molt recomanable que al domini G Suite for education es creï un usuari que serà l'encarregat de gestionar el sistema i enviar els mails a les famílies.

Creació de la plantilla del tutor
Cada tutor ha de crear-se una plantilla Assistatut i compartir-la amb l'usuari de faltes. O la pot crear l'usuari i compartir-la amb el tutor.
Un cop creada, s'ha de configurar. Veurem pas a pas com fer-ho:
  1. Omplir les dades del curs (igual que s'ha fet als quaderns virtuals)




  2. Omplir les dades de les matèries (assignatures).
    És considera una matèria a un grup d'alumnes fent una assignatura. Si en una assignatura els alumnes canvien (reforços, desdoblaments...) cal indicar diverses matèries. Per exemple: l'assignatura de Tecnologia sol tenir 2 hores de classe. Una hora amb tot el grup sencer i una altra hora amb mig grup (per al professor són 3 hores de classe).
    En aquest cas, s'han d'indicar 3 matèries. 1 per a l'hora amb el grup sencer i 2 més per a les hores amb mig grup. Així es podran definir dies i hores reals i amb els alumnes que es tenen a classe.

    Per cada matèria, s'indica un codi curt, un nom complet (és recomanable començar amb el curs, tipus ESO1A Matemàtiques), la URL del quadern virtual corresponent es deixa en blanc i els dies i les hores que es fa la matèria. En el Dia1, es posa el número del primer dia que es fa classe d'aquella matèria (1 per dilluns, 2 per dimarts, 3 per dimecres...). En el Dia2, es posa el número del segon dia que es fa classe. Així successivament fins a completar el total de dies de classe (poden quedar dies en blanc, si no es fa 5 classes a la setmana).

    Per exemple, si una matèria es fa el dilluns a 3a hora, el dimecres a 2a i el dijous a 5a, es configurarà així:
    Dia1   Hora1   Dia 2     Hora2    Dia3    Hora3
      1         3         3            2         4          5

    Si hi ha alguna matèria que té classes de 2 hores, s'ha d'indicar de forma consecutiva:

    Dia1  Hora1   Dia2   Hora2
      1        1         1        2

    També cal indicar
    l'adreça del professor que dóna la matèria. Es poden posar més d'una adreça si es separen per comes.
    Si els quaderns es creen amb l'usuari de faltes, és interessant afegir el mail del tutor a totes les matèries. Així, més endavant podrà utilitzar les opcions d'actualització dels quaderns (llistes, dates...)


    Si algun dels quaderns ja es té creat (d'un altre Assistatut), llavors cal indicar la URL del quadern virtual. Sempre ha de ser de la següent forma (acabt en /edit):

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KnH9uOwJ0qTfEzhqgiWNuVaJUvK7Lq9hnm_xMLUoYvA/edit

  3. En el full 1r trimestre, s'ha d'indicar una referència per cada alumne i el seu nom. La referència ha d'indentificar l'alumne de forma única. Es pot usar el DNI, la seva adreça de correu electrònic, el seu número de matrícula... Jo recomano utilitzar el mail de l'alumne.

  4. Finalment, en el full Alumnes, cal indicar les adreces de correu on s'han d'enviar els correus d'avís de faltes i retards per cada alumne. Se'n poden indicar diversos (pare, mare...). Si s'utilitza un full de centre on estan aquestes adreces, es pot utilitzar l'opció del menú de recuperar automàticament aquestes adreces (a les instruccions del Quadern Virtual del professor s'explica com crear aquest fitxer de centre)

Creació dels quaderns virtuals
Un cop està el full Assistatut configurat, es pot triar l'opció del Menú Quaderns/Crea els quaderns. Això crearà un quadern per cada matèria i el compartirà amb el professor corresponent. Si algun quadern ja el teniem creat i se n'ha indicat la URL, aquest no es crearà

Per tal d'evitar que els professors hagin de configurar aquests quaderns, és convenient fer una còpia de la plantilla del quadern virtual i adaptar el full Dades del curs a les especificitats del centre. Si a l'Assistatut s'indiquen les adreces d'aquesta plantilla (en el full Plantilles), en crear-se els quaderns ja estaran configurats.

Si hi ha alguna matèria que ha d'estar a 2 Assistatuts (per exemple les matèries optatives), llavors un cop creat en un Assistatut, caldrà copiar la URL a l'altre Assistatut per evitar que automàticament es creï un nou quadern virtual. L'Assistatut només crea els quaderns que tenen en blanc la URL.

Es pot trobar informació de com configurar aquestes plantilles al següent enllaç: Quadern virtual del professor


Ubicació dels quaderns virtuals
Per facilitar la vida als professors, es recomanable crear una carpeta compartida amb tots els professors amb permís de lectura. Aquesta carpeta cada professor la tindrà a la seva Unitat de Drive.
En aquesta carpeta es mouen tots els quaderns virtuals que tingui creats el centre (segons la mida del centre poden ser centenars).
Després, es seleccionen tots els quaderns, i amb l'opció de compartir s'elimina el grup de professors que tenen permís de lectura.
D'aquesta manera, cada professor té a la seva unitat un carpeta de quaderns virtuals i, quan hi entra, només veu els seus (ja que el sistema li havia compartit).
Si l'administrador (o l'usuari de faltes) entra en la carpeta, veu tots els quaderns en un sol lloc.

Configurar l'automatizació dels scripts
Per acabar, s'ha de configurar que els scripts s'executin sols. Per fer-ho, s'ha d'obrir la plantilla Assistatut amb l'usuari que enviarà els mails a les famílies. Jo recomano que sigui l'usuari creat per al sistema de faltes.
S'ha d'accedir al menú Eines, editor de scripts.

I triar el botó rellotge de la barra de eines.

S'han de configurar 7 disparadors:
  • mail_fam: que s'executi cada dia entre les 9 i les 10 del matí, així s'enviaran a les famílies les faltes i els retards.
  • assist_avui: que s'executi cada dia entre les 4 i les 5 de la tarda, així el tutor ja pot veure les faltes del dia.
  • assist_set: que s'executi cada dia entre les 2 i les 3 de la matinada, així es recullen les faltes dels professors que les hagin introduït més tard.
  • inci_avui: que s'executi cada dia entre les 4 i les 5 de la tarda, així el tutor ja pot veure les incidències del dia.
  • inci_set: que s'executi cada dia entre les 2 i les 3 de la matinada, així es recullen les incidències dels professors que les hagin introduït més tard.
  • act_comp_QV: que s'executi els diumenges entre les 5 i les 6 de la matinada, així es recullen les dades d'actiud (material, deures i treball a classe) i de competències.
  • avaluacions_qv: que s'executi cada dia entre las 8 i les 9 del vespre, així el tutor pot veure les notes finals en qualsevol moment.


Gestió de les llistes
Un cop creats els quaderns, cal afegir-hi els alumnes. Cada professor ho pot fer, sempre hi quant indiqui el nom però també la referència.
Si es vol, també es pot fer de forma centralitzada.
Cal utilitzar el full Llistes QV de l'Assistatut. Si s'han introduït els alumnes en el full 1r trimestre, en Llistes QV apareix una taula amb els alumnes i les matèries.
Com que no tots els alumnes faran totes les matèries, s'ha d'indicar un 1 en les matèries que cada alumne fa.


Un cop definida quina matèria fa cada alumne, només cal triar el menú Assistatut / Quaderns / Afegeix alumnes als quaderns

Automàticament s'afegiran els alumnes als quaderns corresponents. Concretament, s'afegeix el nom i la referència al full d'Assistència dels Quaderns i el mail, el mail de les famílies i la fotografia al full Contacte dels Quaderns.